Tipps & Tricks für ein optimales Tagungsprogramm.
Wer eine Tagung plant, hat eine komplexe Aufgabe vor sich. Wir raten zu einem ganzheitlichen Ansatz für ein optimales Tagungserlebnis.
Den Grundstein legen Sie mit einem klaren Ziel und einer gut durchdachten Agenda. Stellen Sie Ihre Gäste in den Mittelpunkt mit einem umfassenden Teilnehmermanagement, das schafft die Basis für Zufriedenheit und einer hohen Beteiligung.
Hinter den Kulissen muss es glatt laufen: eine solide logistische Organisation ist das A und O für die Gäste und den Veranstalter. Die Tagung sollte effizient, modern und lebendig sein. Informieren Sie sich über Best Practices und scheuen Sie nicht vor Interaktionen zurück!
Letztlich gilt, dass jede Tagung ein individuelles Projekt ist – doch mit den genannten Erfolgsfaktoren als Leitlinie lässt sich die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöhen, dass am Ende sowohl die Veranstalter als auch die Teilnehmer zufrieden sind.
Die Agenda sollte klar strukturiert sein – mit thematisch aufeinander abgestimmten Blöcken, Pausen und Pufferzeiten. Achten Sie darauf, alle wesentlichen Informationen wie den Titel und das Leitmotiv, den Zeitplan, sowie wichtige Daten zu den Moderator*innen und den Referent*innen und deren Themen zu machen.
Die Dauer der Tagung bestimmt am Ende das Format und die Menge an Informationen, die Ihre Gäste benötigen, um sich bestens informiert zu fühlen.
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Weitere Informationen
Mit einer klar strukturierten Agenda wird Ihre Tagung zum Erfolg. Unsere Tagungsprogramm-Vorlage hilft Ihnen dabei, alle Programmpunkte übersichtlich zu planen – von der Begrüßung bis zum Ausklang. Einfach downloaden, anpassen und direkt verwenden.
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Interaktive Formate erhöhen nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch den Lernerfolg: Menschen behalten Informationen deutlich besser, wenn sie aktiv eingebunden sind statt nur passiv zuzuhören.
Ein ausgewogenes Programm wird Ihre Teilnehmer begeistern!
Kaffeepausen sind ein Muss – da sind sich alle einig. Wir empfehlen auch, nach dem Mittagessen nicht gleich wieder tief in die Materie einzutauchen, sondern die Zeit für einen kürzeren Impulsvortrag oder ein Teamevent zu nutzen. Mit dem BITOU Eventfinder können Sie mühelos nach Events filtern, die Ihren Vorstellungen entsprechen. Eine Übersicht der Workshop-Themen erhalten Sie auf dieser Seite.
Weitere spannende Einblicke und Tipps erhalten Sie in unserem Leitfaden „Tagungsprogramm 1×1“.
Ein professionelles Tagungsprogramm ist weit mehr als eine bloße Liste von Uhrzeiten und Themen – es ist das Herzstück der Veranstaltung. Es strukturiert den Tag, informiert die Teilnehmer, schafft Orientierung und vermittelt den Anspruch der Tagung.
Zielgruppe definieren
➡️Das hilft dir, die Inhalte und das Niveau passgenau auszurichten.
Leitfaden & Gliederung entwickeln
➡️ An Energieverläufe denken: Nach dem Mittagessen z. B. eher interaktive Formate statt Frontalvorträge.
Inhalte konkret planen
➡️ Das schafft Klarheit und Vertrauen bei den Teilnehmern.
Interaktive Elemente einbauen
➡️ Das steigert die Zufriedenheit und den Lerneffekt.
Praktische Infos ergänzen
➡️ Das vermeidet Rückfragen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Design & Formatierung
➡️ Ein optisch ansprechendes Programm unterstreicht den professionellen Anspruch der Tagung.
📌 Tipp zum Schluss:
Testen Sie das Programm aus Sicht eines Teilnehmers:
Ist alles verständlich, sinnvoll getaktet und motivierend formuliert? Dann ist Ihr Tagungsprogramm auf einem sehr guten Weg.
Das Feedback der Teilnehmer wird Ihnen enorm weiterhelfen!
Teilnehmer-Feedback hilft Ihnen die Qualität zu verbessern. Dies ermöglicht Ihnen, zukünftige Tagungen gezielt weiter zu entwickeln. Zudem, wer Feedback einholt, der zeigt, dass Ihm die Meinung der Teilnehmer wichtig ist. Wer ernst genommen und wertgeschätzt wird, kommt bei entsprechendem Interesse gerne wieder.
Positives Feedback kann gezielt an Referenten, Sponsoren und Lieferanten weitergegeben werden. Dies stärkt die Zusammenarbeit und macht zukünftige Kooperationen wahrscheinlicher.
Wie Feedback einholen?
Zum Beispiel mit Hilfe von Online-Umfragen, QR-Code vor Ort + kurzer Link, Feedbackrunde am Ende der Tagung oder Event-Apps mit integrierter Bewertungsfunktion. Bei BITOU-Teamevents verwenden wir für Online-Umfragen oder Quizfragen Microsoft Forms. Eine kostenfreie Alternative dazu wäre zum Beispiel Google Formulare.
➡️ Tipp: Kurze, konkrete Fragen stellen (z. B. Schulnoten, Sternebewertung, 2–3 offene Fragen).
Digitale Planungstools: Bereits bei der Vorbereitung helfen Projektmanagement- und Event-Management-Tools dabei, den Überblick zu behalten. Es gibt spezialisierte Softwarelösungen, die von Budgetplanung über Zeitplanung bis zum Aufgaben-Tracking alle Schritte abbilden. Damit lassen sich To-do-Listen, Verantwortlichkeiten und Deadlines für das Team transparent verwalten. Einige Event-Planungs-Tools ermöglichen auch die Koordination mit Dienstleistern (z.B. Location, Catering, Technik) über zentrale Plattformen. So kann man sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.
Online-Registrierung und Teilnehmer-Apps: Im Teilnehmermanagement spielen digitale Lösungen ebenfalls eine große Rolle. Online-Anmeldesysteme ermöglichen es den Gästen, sich selbstständig zu registrieren, Tickets zu buchen oder Workshops auszuwählen. Solche Systeme sparen den Organisatoren Zeit und reduzieren Fehler, da Anmeldedaten automatisch erfasst und ausgewertet werden können. Beim Event selbst erleichtert digitale Zugangskontrolle (z.B. QR-Codes auf Tickets, elektronische Check-in-Apps) den Einlass und liefert Echtzeit-Übersichten zur Anwesenheit. Darüber hinaus setzen immer mehr Veranstalter auf spezielle Event-Apps für ihre Tagungen. Eine Event-App bündelt alle wichtigen Informationen für die Teilnehmer an einem Ort: Agenda, Referentenprofile, Teilnehmerliste, Lagepläne etc. – alles abrufbar auf dem Smartphone.
Sie erhalten einen gut strukturierten Leitfaden, um Ihr perfektes Tagungsprogramm zusammen zu stellen. Laden Sie unseren Leitfaden herunter und planen Sie nicht mehr ins Blaue!
